„Nachhaltigkeit durch Regionalität“ lautet das Firmencredo der Querkopf GmbH. Das Start-up aus Hamburg hat einen innovativen Weg gefunden, regionale Zutaten nach eigenen Rezepturen in qualitativ hochwertige Lebensmittel zu verwandeln. Für eine solide Basis und durchgängige Vertriebsprozesse sorgt die Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung von HS – Hamburger Software.

Christian Frank, Marcus T. R. Schmidt und Andreas Lemke teilen eine Leidenschaft: Sie lieben gutes Essen. Mit gemeinsam mehr als 75 Jahren Erfahrung im internationalen Management von Konsumgütern gründeten sie Anfang 2020 die Querkopf GmbH. Das Start-up bietet moderne, regionale Produkte nach eigenen Rezepturen – ganz ohne Konservierungsstoffe oder sonstige Geschmacksverstärker. Zum stetig wachsenden Portfolio gehören Fruchtaufstriche, Honig, Speiseöle, Suppen, Pesto, Dips, Saucen, Suppen und Spirituosen. Vertrieben werden die Produkte ausschließlich regional, entweder direkt oder über den gehobenen Lebensmitteleinzelhandel.

Derzeit betreut und organisiert Querkopf die Herstellung und den Verkauf von zwölf Premiumprodukten. Der Plan sei allerdings, dies auszuweiten und sukzessive eine flächendeckende Distribution sicherzustellen. „Um auch als kleines Team eine wachsende Kundschaft bedienen zu können, benötigen wir ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem“,sagt Gesellschafter Christian Frank. „Für durchgängige Prozesse und eine hohe Transparenz im Tagesgeschäft setzen wir seit diesem Jahr auf die Auftragsbearbeitung von HS – Hamburger Software.“

Eines der wichtigsten Auswahlkriterien war dabei, dass die Lösung komplett als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud bezogen werden kann. „Wir wollen uns weiterhin auf unser Kerngeschäft konzentrieren und unsere Kapazitäten nicht dahingehend verschwenden, dass wir uns noch um Software, Infrastruktur, Wartung und Sicherung kümmern müssen“, erläutert Christian Frank.„ Mit HS haben wir jetzt eine kosteneffiziente und zukunftsfähige Cloud-Lösung, bei der wir die Services jederzeit nach oben oder unten skalieren können.“ Der Anwender bezahlt lediglich die in Anspruch genommenen Lizenzen und die Rechenleistung. Der Server läuft auf der Cloud-Computing-Plattform Microsoft Azure, bei der die Services nach bestehendem Datenschutzrecht in deutschen Rechenzentren hinterlegt sind. Die Cloud ermöglicht die flexible Interaktion und Nutzung des gesamten Produktspektrums von HS, also auch Personalwesen, Finanzbuchhaltung und dergleichen.

Die kundenindividuelle Bereitstellung aus der Cloud übernimmt bei HS der Partner Toowoxx IT GmbH. „Wir haben uns bei HS sofort in guten Händen gefühlt. Die Betreuung ist überaus kompetent und es wird einem immer schnell weitergeholfen“, versichert Christian Frank. „Über die Weiterleitung an Toowoxx hatten wir dann ein erstes Beratungsgespräch, in dem geklärt wurde, welche Prozesse für uns wichtig sind, wie sich diese abbilden lassen, und welches Preismodell dafür in Frage kommt.“ Ergebnis: Größere Einmalinvestitionen entfallen. Für ein relativ günstiges Monatsentgelt erhält das Unternehmen genau das, was es im Tagesgeschäft benötigt. Um Verfügbarkeit, Back-ups und Updates kümmern sich die Fachleute bei Toowoxx.

„Mit HS sind wir stets flexibel und können die Kosten jederzeit anpassen“, merkt Christian Frank an. „Momentan benötigen wir noch keinen 24/7-Cloudzugriff, was die Sache für uns noch einmal preiswerter macht.“ Das festgelegte Zeitfenster werde dann nach Minuten- oder Stundentarif abgerechnet. „Schon aus Liquiditätsgründen ist das ideal für uns: Sollten wir in nächster Zeit dramatisch wachsen, können wir ganz einfach Lizenzen hinzukaufen und uns einen Permanentzugang einrichten. Die Kosten bleiben also beherrschbar, und das ist extrem wichtig für ein junges Unternehmen.“

Ebenso reibungslos verlief die Einführung: „Wir haben dem Experten bei Toowoxx unsere Lizenz- und Kundennummer gegeben, und daraufhin hat er uns die HS-Applikation individuell in der Cloud angepasst. Das hat nicht mal einen Tag gedauert und sieht am Ende so aus, als hätte ich die Lösung fest auf meinem eigenen Rechner installiert.“ Im Anschluss wurde dem Querkopf-Team noch erklärt, wie sich das System remote steuern lässt. „Für unser Vertriebsgeschäft ist es essentiell, dass wir auch von unterwegs oder beim Kunden vor Ort flexibel auf unsere Daten zugreifen können“, betont Christian Frank. „Über die Remote-Desktop-App können wir uns nun via Tablet oder Smartphone komfortabel in unser WaWi einloggen und beispielsweise in Echtzeit prüfen, wieviel der gewünschten Ware wir noch am Lager haben.“

Ein weiterer wichtiger Entscheidungsgrund war, dass die Lösung bereits die meisten betriebswirtschaftlichen Abläufe im Standard abdeckt. Nachfolgend sollte es aber auch möglich sein, zum Beispiel eine Pfandlösung an das System anzubinden. Schon jetzt unterstützt HS den gesamten Prozess von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung.

Über die Lösung lassen sich auch unterschiedliche Preislisten und Kundenstrukturen abbilden. Ein wichtiges Kriterium für die „Querköpfe“, da sie nicht nur unterschiedliche Supermarktketten beliefern, sondern auch Geschenkpakete für Unternehmen bereitstellen und als weiteres Ziel in den Großhandel einsteigen wollen. „Die Lösung unterstützt uns bei der schnellen Auftragsabwicklung und ermöglicht eine durchgängige Kommunikation und Dokumentation gegenüber unseren Kunden“, so Christian Frank. „Über die Merkmalsuche erhalten wir alle benötigten Informationen auf Tastendruck. Wir können einzelne Kunden und Absatzmärkte miteinander vergleichen und haben Zugriff auf detaillierte Angebots- und Warengruppenstatistiken.“ So lassen sich beispielsweise gezielte Verkaufsaktionen für unterschiedliche Kundengruppen durchführen.

„Insgesamt haben wir jetzt eine intuitive, bedienerfreundliche Software, die unser Wachstum langfristig trägt“, so Christian Franks Fazit. „Einmal eingerichtet, lernen wir quasi täglich dazu. Im Grunde ist es total einfach, neue Artikel, Kunden oder Lieferanten anzulegen oder die einzelnen Preismodelle anzupassen.“ Jungen Unternehmen würde er zudem immer den Weg in die Cloud empfehlen. „Nicht nur wegen der geringeren Kosten, sondern weil die Lösung einfach läuft, und man sich nicht selbst um Themen wie Sicherheit und Wartung kümmern muss.“