Digitale Business-Modelle schaffen – da kommt bei vielen die innere Stimme, die sagt: „Mein Business kann man nicht digitalisieren.“ Es kann jedoch jedes Business digitalisiert oder durch Werkzeuge der Digitalisierung verbessert werden. Wenn dies nicht zu 100 % möglich ist, dann zumindest mit einem Hybrid-Modell, innerhalb dessen normale analoge Prozesse mit digitalen Prozessen verschmelzen oder digitale Prozesse die analogen Prozesse unterstützen.

Von Lars Ch. Weber, Unternehmensberater

Bei der Wahl der geeigneten Lösung ist zu bedenken, was am besten zu den speziellen Anforderungen passt. Ein klarer Plan zur Digitalisierungsstrategie ist hier von grundlegender Bedeutung. Sodann ist es wichtig, eine ausführliche Analyse der Prozesse vorzunehmen, damit die fälligen Anforderungen im Vorfeld geklärt werden können. Dies bedeutet, dass eine Planung mit einem klaren Konzept initiiert wird.

Dabei wird geprüft, welche Wertschöpfung vorhanden ist, wie die Abläufe im Unternehmen sind, und welche Prozesse tagtäglich ablaufen. Anschließend wird mit einem Pflichtenkatalog aus vielen möglichen Lösungen die richtige für das Unternehmen ermittelt. Bei dieser gründlichen Analyse wird sichergestellt, dass man die eine oder auch mehrere digitale Lösungen findet, die alle Anforderungen abdecken und eine echte Verbesserung oder Optimierung bieten. Grundlage für eine solide Umsetzung ist also stets eine umfangreiche Planung.

Mit Hilfe von Kennzahlenmanagement kann ein Unternehmen im Zuge der Digitalisierung enorme Fortschritte machen. Es beinhaltet die Entwicklung und Definition von Kennzahlen sowie die Zusammenführung der Kennzahlen in Systemen. Diese Kennzahlen können sodann ausgewertet und für die Planung und Steuerung von Abläufen im Unternehmen genutzt werden. Dadurch lassen sich neue Möglichkeiten bei Vertriebs- und Geschäftsprozessen ideal nutzen, weil der Prozess geschärft wird, wenn eine Prozessdigitalisierung stattfindet.

Wird ein Produktionsbetrieb systematisiert, wird dadurch automatisch das Handeln effizienter, und die Digitalisierung setzt ganz neue Maßstäbe für das Unternehmen. So kann auch festgestellt werden, an welchen Stellen digital und analog Hand in Hand gehen können. Wer hier seine Prozesse und Vorgänge kennt, kann die Chance nutzen, da an dieser Stelle wirklich sichtbar wird, wo man Geld sparen kann, effizientere Arbeit möglich ist und größere Kapazitäten genutzt werden können. Digitalisierung schafft also letztlich Zeitersparnis, Arbeitsablaufvereinfachung, Mehrwert für Kunden und schnellere Reaktionszeiten. Selbstverständlich muss man den Aufwand der Einrichtung sowie die Kosten der Einführung und der Umstellung gegenrechnen, um zu wissen, wie schnell sich die Umstellung amortisiert. Unter dem Strich steht hier fast immer ein Plus.

Ein entscheidender Faktor bei der Digitalisierung ist, dass die Mitarbeiter einbezogen und abgeholt werden. Nur dann kann eine erfolgreiche Umstellung gelingen. Digitalisierung ist ein Prozess, der nicht nur Topdown, sondern auch Bottom-up zu führen ist, wenn das Endresultat ein Gesamterfolg sein soll. Die Mitarbeiter kennen ihre Prozesse, die Feinheiten sowie die Dinge, die ihnen am meisten Arbeit machen, besonders gut. Daher sorgt ein Digitalisierungskonzept, das alle abholt, einerseits für mehr Unterstützung, andererseits aber auch für ein viel besseres Ergebnis. Je mehr Beteiligte an dem Prozess mitwirken, desto besser verläuft die finale Entscheidungsfindung. Durch dieses Mitwirken der Belegschaft verhindert man im gleichen Schritt, dass sie sich überrumpelt oder am Ende gar überflüssig fühlt. Ängste werden abgebaut, und die Mitarbeiter fühlen sich entsprechend wertgeschätzt.

Ganz egal, wie stolz man auf die Einführung von Neuerungen und digitalen Prozessen ist – nie darf man die falsche Motivation an die erste Stelle setzen. Es geht nicht darum, mit den Konkurrenten unbedingt mitziehen zu müssen oder kurzfristig bessere Pressestimmen zu generieren. Bei derDigitalisierung geht es in erster Linie darum, die Produktivität zu steigern, Gefahren zu verringern und den Mitarbeitern bestehende Prozesse zuerleichtern. Erst im zweiten Schritt geht es um eine verbesserte Außendarstellung, die allerdings nur gelingt, wenn eine Digitalisierungsstrategie konsequent und ganzheitlich Schritt für Schritt umgesetzt wird.

Auch wenn man auf die derzeitige globale Pandemie blickt, wird schnell klar, dass digitalisierte Unternehmen einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz hatten und haben. Viele entwickelten sich in den letzten Monaten weiter, andere treten auf der Stelle, haben schwere Schäden davongetragen oder mussten gar aufgeben. Wer beispielsweise seine Angestellten schnell und unkompliziert ins Homeoffice schicken kann oder bereits vor der Pandemie das Homeoffice als festen Bestandteil angesehen hat, stellt heute sicher, dass Arbeitsabläufe nicht für längere Zeit unterbrochen werden müssen und Ausfälle so gering wie möglich gehalten werden können. Mithilfe der Digitalisierung kann auch das Thema Umweltschutz und Ressourcenschonung gelingen, und dank Digitalisierung können sogar neue Arbeitsplätze geschaffen werden, wenn sie richtig eingesetzt wird.

Bei der Digitalisierung geht es oft nicht darum, eine Dienstleistung oder einen Prozess zu ersetzen, sondern darum, sie unterstützend zu nutzen, um Abläufe zu vereinfachen und mühsame, zeitraubende Hilfstätigkeiten zu automatisieren und zu rationalisieren. Zudem kann durch Digitalisierung ein Wettbewerbsvorteil aufgrund schnellerer Bearbeitung und Auftragsabwicklung, höherem Mehrwert, vereinfachter Kommunikation oder besseren Produkten geschaffen werden. Und vielleicht gibt es sogar ein ergänzendes digitales Produktportfolio.